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Hahn-Schickard steht für industrienahe, anwendungsorientierte Forschung, Entwicklung und Fertigung in der Mikrosystemtechnik. Über 270 Mitarbeiter*innen entwickeln in Freiburg, Stuttgart, Ulm und Villingen-Schwenningen Lösungen in der Mikrosystemtechnik: von der ersten Idee über die Fertigung bis zum finalen Produkt - branchenübergreifend. Wir sind regional verwurzelt und zugleich global gefragter Partner.

Zur administrativen Unterstützung der Institutsleitung im Bereich Zentrale Dienste suchen wir am Standort Freiburg im Breisgau ab sofort oder später eine*n

Assistent*in (m/w/d) der Institutsleitung

Ihre Aufgaben

  • Teamassistenz und Sekretariat mit vielseitigen Aufgaben. Die Stelle umfasst Tätigkeiten in den Verantwortungsbereichen von Hahn-Schickard sowie der Universität Freiburg, insbesondere der Professur für Intelligente Eingebettete Systeme.
  • Gestaltung und Umsetzung von Abläufen z.B. bei der Repräsentation, Dienstreisen, Urlaubsplanung, Beschaffung, Hygieneregeln
  • Unterstützung bei der Terminverwaltung, administrativen Berichten, sowie bei Veranstaltungen, Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln, sowie Personalstellen im Bereich der Universität 
  • Öffentlichkeitsarbeit z.B. Web & Social Media, Korrespondenz
  • allgemeine Verwaltungsaufgaben im Forschungs- und Lehrbetrieb z.B. Prüfungsorganisation, elektronische und papierbasierte Datenablage, Beschaffung von Büromaterial, Betreuung von Büroeinrichtungen & Laborflächen

Ihr Profil

  • abgeschlossene Ausbildung (Verwaltung/Büro)
  • Organisationstalent und selbständige, vorausschauende  Arbeitsweise, insbesondere bei der Aufgabenpriorisierung unter hoher Arbeitsbelastung
  • Berufserfahrung als Teamassistenz und im Sekretariat, gerne mit Buchhaltungskenntnissen
  • souveräner und freundlicher Umgang mit Kolleg*innen, Student*innen & Geschäftspartnern, gepaart mit guter Kommunikationsfähigkeit sowie Teamfähigkeit
  • sicherer Umgang mit dem MS Office-Paket, OpenOffice, Bildverarbeitungssoftware sowie mit Webdiensten (Wordpress, Redmine)
  • fundierte,werbefachliche Kenntnisse & Erfahrungen aus dem universitären Umfeld wünschenswert
  • vorteilhaft auch Kenntnisse in SAP, SRM, Super X, HISinOne
  • gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das erwartet Sie

  • eine attraktive und moderne Arbeitsumgebung in einem  hervorragend ausgestatteten und industrienah agierenden Forschungsinstitut
  • eine neu geschaffene Stelle mit Freiraum in einem kompetenten, motivierten und sympathischen Team 
  • Vergütung in Anlehnung an die Rahmenbedingungen des öffentlichen Dienstes nach TV-L
  • flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten
  • Gesundheitsmaßnahmen (z.B. Hansefit)
  • attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten
  • betriebliche Altersvorsorge
  • Fahrtkostenzuschuss bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel des ÖPNV
  • Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet.

Ihre Bewerbung an uns

  • Wenn Sie sich schwerpunktmäßig für die Organisation unseres Sekretariats engagieren möchten, so bewerben Sie sich bitte, möglichst in einer PDF-Gesamtdatei, & vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben/Lebenslauf/Zeugnisse) direkt online.
  • Die interne Referenznummer lautet 22/10/50.
  • Nutzen Sie bei fachlichen Fragen gerne vorab die Kontaktdaten unserer Ansprechpartnerin Frau Elkmann.
  • Die Entscheidung über den Fortgang Ihrer Bewerbung wird direkt im Bereichsteam getroffen.
  • Da wir Ihre Bewerbungen immer persönlich auswerten, bitten wir Sie dafür vorab um etwas Geduld.

 

Ihre Ansprechpartnerin

Frau Nadja Elkmann

Kontakt

Hahn-Schickard-Gesellschaft für angewandte Forschung e.V.
Georges-Köhler-Allee 103
79110 Freiburg im Breisgau

Telefon: +49 7721943-172
E-Mail: Bewerbung@Hahn-Schickard.de